Neste mundo cada vez mais globalizado e digitalizado, compreender os mecanismos financeiros e administrativos básicos é vital para o sucesso de qualquer negócio. Entre esses mecanismos, a invoice, ou fatura, desempenha um papel fundamental. Na essência de qualquer transação comercial, seja ela grande ou pequena, reside este documento crucial. Assim, ao iniciar uma jornada pelo universo das transações comerciais, é imprescindível entender o que é uma invoice, as suas funções, e o impacto que tem no fluxo de negócios e na contabilidade de uma empresa. Este texto tem como objetivo desmistificar o conceito de invoice, oferecendo uma compreensão clara e acessível sobre sua importância e uso no contexto empresarial moderno.

Você sabe o que é uma Invoice? Ela é Uma fatura, um documento comercial que representa a venda para clientes domiciliados em território nacional. Portanto, vamos entender um pouco mais ao decorrer deste texto.

O que veremos nesse texto:

• O que é uma Invoice?
• Como emitir uma Invoice?
• Quem deve emitir Invoice?

O que é uma Invoice?

Invoice significa fatura. Na realidade, trata-se de um documento similar a uma nota fiscal, utilizado para cobrança de valores de transações comerciais feitas entre empresas do Brasil e seus clientes que estão em outros países.  

A fatura comercial é o documento de natureza contratual que espelha a operação de compra e venda entre o importador brasileiro e o exportador estrangeiro.  

Então, isso quer dizer que a Invoice regulamenta as operações comerciais de importação e/ou exportação de serviços e produtos, sendo essencial para evitar que o negócio que atua dessa forma tenha problemas com a Receita Federal, tal como incorrer no crime de sonegação fiscal.

Como emitir?

Você prestou serviço para um tomador “Cliente” de fora do país e está precisando emitir um documento chamado INVOICE? Iremos te ajudar!  

Todavia, não existe um modelo padrão de Invoice que precise ser usado por todas as empresas que fazem transações comerciais internacionais.  

Então avise a sua contabilidade que você está prestando serviço para o exterior eles te enviarão um documento editável para você preencher com os dados necessários.  

A fatura deve conter as seguintes indicações de acordo com o (art. 557 do Regulamento Aduaneiro): 

Dados Cadastrais:

• Nome e endereço, completos, do exportador;  
• Nome e endereço, completos, do importador; 

Dados do Produto:

• Especificação das mercadorias em português ou em idioma oficial do Acordo Geral sobre Tarifas e Comércio, ou, se em outro idioma, acompanhada de tradução em língua portuguesa, a critério da autoridade aduaneira, contendo as denominações próprias e comerciais, com a indicação dos elementos indispensáveis a sua perfeita identificação. Os idiomas oficiais do Acordo Geral sobre Tarifas e Comércio são o inglês, o francês e o espanhol; 
• Marca, numeração e, se houver, número de referência dos volumes; 
• Quantidade e espécie dos volumes; 
• Peso bruto dos volumes; 
• Peso líquido dos volumes; 
• País de origem, como tal entendido aquele onde houver sido produzida a mercadoria ou onde tiver ocorrido a última transformação substancial; 
• País de aquisição, assim considerado aquele do qual a mercadoria foi adquirida para ser exportada para o Brasil, independentemente do país de origem da mercadoria ou de seus insumos; 
• País de procedência, assim considerado aquele onde se encontrava a mercadoria no momento de sua aquisição; 
• Preço unitário e total de cada espécie de mercadoria e, se houver, o montante e a natureza das reduções e dos descontos concedidos ao importador; 
• Frete e demais despesas relativas às mercadorias especificadas na fatura; 
• Condições e moeda de pagamento; e 
• Termo da condição de venda (INCOTERM (International Commercial Terms); 

No caso de uma prestação de serviços para o exterior. Você deverá apenas colocar os dados do serviço prestado (no idioma do tomador dos serviços).  

Esse documento não terá validade fiscal no Brasil, sendo ainda necessário a emissão da nota fiscal referente a operação realizada.  

Quem deve emitir Invoice?  

A Invoice é emitida por quem vende o produto ou presta o serviço. Afinal, esse é um modelo de documento que serve para faturar (cobrar) uma transação comercial.  

Contudo, para que não haja nenhuma dúvida e problemas futuros na sua empresa com relação a pagamentos de impostos da saúde da sua empresa entre em contato com sua contabilidade.   

Por fim, vamos deixar aqui, um modelo de Invoice:

Contudo, uma invoice, é um documento essencial no mundo dos negócios, servindo como um registro formal de uma transação entre vendedor e comprador. Assim, detalhando os produtos ou serviços fornecidos, seus preços e os termos de pagamento, a invoice é mais do que um simples papel; é uma ferramenta crucial para a gestão financeira e a contabilidade.

Portanto, compreender o que é uma invoice e como utilizá-la efetivamente é fundamental para o sucesso e a organização financeira de qualquer empresa. Assim, ao integrar o conhecimento sobre invoices nas práticas diárias de negócios, as empresas podem garantir transparência, eficiência e conformidade legal nas suas operações comerciais.