O que é DEFIS? Tudo o que você precisa saber!

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, também conhecida como DEFIS, é um componente essencial no universo contábil e fiscal para empresas enquadradas no Simples Nacional. Essa declaração é um dos elementos-chave que as empresas precisam entender minuciosamente para garantir o cumprimento das obrigações fiscais. Neste artigo, vamos explorar em detalhes o que é o DEFIS, sua importância, como preenchê-lo corretamente e outras informações cruciais. Acompanhe!

Introdução ao DEFIS

O DEFIS é uma obrigação acessória imposta pelo governo brasileiro às empresas que optaram pelo regime tributário do Simples Nacional. Este documento tem o objetivo de fornecer informações detalhadas sobre o desempenho econômico-financeiro e a situação fiscal da empresa ao longo do ano-calendário.

Por que o DEFIS é importante?

Primeiramente, a principal função do DEFIS é permitir que a Receita Federal do Brasil (RFB) tenha um panorama claro sobre a movimentação financeira dessas empresas. Dessa maneira, é possível verificar se as mesmas estão em conformidade com as obrigações tributárias e fiscais. Além disso, o DEFIS serve para:

• Monitorar a arrecadação tributária;
• Avaliar políticas públicas econômicas;
• Aprofundar análises socioeconômicas do setor empresarial;
• Regulamentar o Simples Nacional com mais eficácia.

Quem precisa enviar o DEFIS?

É importante destacar que todas as empresas que optaram pelo Simples Nacional, independentemente do porte ou do faturamento, estão obrigadas a enviar o DEFIS anualmente. Porém, há algumas exceções, como as empresas que foram desenquadradas do regime durante o ano. Mesmo assim, essas ainda devem prestar informações relativas ao período em que estiveram enquadradas no Simples Nacional.

Prazo para entrega do DEFIS

O prazo para a entrega do DEFIS é um aspecto crucial que as empresas precisam observar rigorosamente. O documento deve ser entregue até o dia 31 de março do ano subsequente ao ano-calendário ao qual se referem as informações. Por exemplo, a declaração relativa ao ano de 2022 deve ser entregue até 31 de março de 2023. Caso a empresa não cumpra esse prazo, ela estará sujeita a penalidades e multas.

Como evitar atrasos na entrega?

A fim de evitar atrasos, é altamente recomendado que as empresas mantenham uma rotina rigorosa de organização e controle fiscal ao longo do ano. Dessa maneira, quando chegar a época de preparar e enviar o DEFIS, as informações estarão prontamente disponíveis. Além disso, utilizar software de gestão contábil pode ser uma forma eficaz de agilizar todo o processo.

Passo a passo para preencher o DEFIS

Agora que entendemos a importância e os prazos do DEFIS, vamos ao passo a passo de como preenchê-lo corretamente. Esse processo pode parecer complexo, mas seguindo as orientações abaixo, é possível realizá-lo com sucesso:

1. Reúna os documentos e informações necessárias

Antes de iniciar o preenchimento, é essencial ter à mão todas as informações financeiras e contábeis da empresa, como:

• Faturamento bruto mensal;
• Despesas operacionais e administrativas;
• Folha de pagamento;
• Guias de pagamento de impostos;
• Relatórios de balancete e balanço patrimonial.

2. Acesse o portal do Simples Nacional

O preenchimento do DEFIS é realizado online, pelo portal do Simples Nacional. Para acessar o sistema, você precisará do certificado digital da empresa ou do código de acesso gerado no próprio portal.

3. Informe os dados da empresa

Uma vez logado, você deverá completar as informações básicas da empresa, como o CNPJ, razão social e outros dados cadastrais. Certifique-se de que todas as informações estão corretas para evitar problemas posteriores.

4. Preencha as informações econômicas e fiscais

Nesta etapa, você deverá informar detalhadamente os dados relativos ao desempenho econômico e financeiro da empresa. Isso inclui:

• Receitas brutas mensais separadas por atividade econômica;
• Despesas operacionais como aluguel, luz, água e salários;
• Impostos pagos ao longo do ano;
• Lucros e dividendos distribuídos.

5. Verifique e revise as informações

Antes de finalizar e enviar o formulário, é fundamental revisar todas as informações inseridas. Qualquer erro pode resultar em inconsistências que poderão acarretar problemas mais tarde, inclusive com a Receita Federal.

6. Envio do DEFIS

Após a revisão, você poderá proceder com o envio do DEFIS. Ao concluir, o sistema fornecerá um comprovante de entrega, que deve ser guardado como prova do cumprimento da obrigação acessória.

Consequências da não entrega ou preenchimento incorreto

Não entregar o DEFIS dentro do prazo estipulado ou enviar informações incorretas pode resultar em uma série de penalidades, que incluem:

• Multas financeiras;
• Bloqueio do CNPJ para a emissão de notas fiscais;
• Dificuldades em obter certidões negativas de débito;
• Problemas em processos de licitação pública.

Portanto, é vital que as empresas tratem a entrega do DEFIS com a seriedade que ela merece.

Diferença entre DEFIS e outras obrigações acessórias

Muitas vezes, os empresários podem confundir o DEFIS com outras obrigações acessórias como a DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais) e o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Embora essas obrigações também sejam importantes, é crucial entender que cada uma tem seus objetivos e particularidades. O DEFIS é específico para empresas do Simples Nacional e foca nas informações socioeconômicas e fiscais.

DCTF

A DCTF é usada para declarar os débitos e créditos tributários federais, enquanto o DEFIS é mais abrangente em termos de informações econômicas e fiscais da empresa.

SPED

O SPED, por sua vez, é um conjunto de escrituração digital que abrange diversos subprojetos (como a EFD, ECD e ECF) e é utilizado para integrar as informações contábeis e fiscais das empresas com a Receita Federal.

Conclusão

Em resumo, a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) é uma obrigação crucial para todas as empresas que optaram pelo regime do Simples Nacional. Cumprir essa obrigação corretamente não só ajuda a empresa a permanecer em conformidade com a legislação fiscal, mas também evita penalidades e facilita a obtenção de certidões e autorizações necessárias para a continuidade dos negócios. Portanto, ao compreender o que é o DEFIS, sua importância e como realizá-lo de forma eficiente, você estará um passo à frente na gestão fiscal da sua empresa.

Esperamos que este guia tenha esclarecido todas as suas dúvidas sobre o DEFIS. Se você precisar de mais informações ou suporte especializado para preencher essa obrigação acessória, não hesite em consultar um contador ou um profissional de contabilidade.